Lors de la rupture d’un contrat de travail, plusieurs formalités doivent être accomplies. En tant qu’employeur, vous devez fournir à l’employé dont vous vous séparez le solde de tout compte. Il est question d’une formation obligatoire qui incombe à tout chef d’entreprise à l’occasion du départ d’un collaborateur, quel que soit le motif. Alors, de quoi s’agit-il ? Comment procède-t-on au versement du solde de tout compte ?
À quoi correspond le solde de tout compte d’un employé ?
Par définition, le solde de tout compte d’un employé correspond à toutes les rémunérations et indemnités auxquelles l’employé a droit en cas de rupture du contrat de travail. Le document qui mentionne toutes ces informations est appelé « reçu de solde de tout compte ».
Il convient de rappeler que le solde de tout compte est dû indépendamment de la nature ou des raisons pour lesquelles l’employé quitte une entreprise. Ainsi, ce document doit être impérativement établi en cas de démission, de licenciement, de la fin d’un CDD, de rupture conventionnelle ou encore de départ pour la retraite.
L’établissement de ce document est une obligation qui incombe à l’employeur. Il lui revient donc de dresser l’inventaire et de le remettre à l’employé : c’est le reçu de solde de tout compte.
Le reçu de solde de tout compte est donc le document qui permet à l’employeur de justifier le versement des sommes mentionnées sur le solde de tout compte. Il lui permet aussi de se défendre convenablement en cas de contestation de la part du salarié.
Assurez-vous de la justesse du solde de tout compte
Il est important de s’assurer de la justesse du solde de tout compte que vous établissez, car votre ancien employé peut le contester. Vous avez donc intérêt à respecter toutes les règles d’établissement du document.
Assurez-vous donc de lister correctement les rémunérations, les droits ainsi que les indemnités auxquels l’employé a droit en cas de rupture du contrat de travail. Lorsque le document est remis au salarié en mains propres ou par lettre recommandée avec accusé de réception, ce dernier doit le signer. Toutefois, la signature de l’employé ne le prive pas d’une contestation plus tard. En général, les contestations portent sur les sommes figurant sur le document.
Quand verser le solde de tout compte et sous quelle forme ?
Le solde de tout compte doit être versé lors de la rupture du contrat. Autrement dit, le salarié doit recevoir le reçu en mains propres le jour de son départ. Cependant, la remise du document peut être différée dans deux cas :
- si le salarié respecte un délai de préavis : le solde de tout compte est versé à la fin du contrat de travail,
- si le salarié est dispensé de faire son préavis : le versement peut se faire le jour de son départ physique.
Il convient de noter qu’en cas de remise tardive du solde de tout compte, vous vous exposez à des sanctions. Généralement, le solde de tout compte est versé par virement ou par chèque.