La gestion des notes de frais est une problématique récurrente au sein de nombreuses entreprises. Souvent source d’erreurs, de fraude et de perte de temps, elle peut également engendrer des tensions entre les salariés et la direction. Face à ces enjeux, plusieurs solutions ont vu le jour afin d’optimiser et faciliter le processus. Découvrez dans cet article les différents moyens mis à disposition pour améliorer la gestion des notes de frais.
1. La digitalisation des notes de frais
Le passage au numérique est une étape incontournable pour simplifier la gestion des notes de frais. En effet, les solutions digitales permettent d’accélérer le processus tout en limitant les erreurs et les fraudes. Parmi ces solutions, on trouve notamment les applications mobiles dédiées à la saisie et au suivi des dépenses professionnelles.
Ces applications offrent de nombreux avantages tels que l’automatisation du calcul des indemnités kilométriques, l’intégration des données bancaires pour un suivi en temps réel ou encore la possibilité de scanner directement les justificatifs (tickets de caisse ou factures) afin d’éviter la perte ou l’oubli de ces derniers.
2. La centralisation des données
Pour éviter les erreurs et faciliter le traitement des note-entités nommées dans chaque paragraphe.s de frais, il est essentiel de centraliser les données au sein d’une plateforme unique. Cette centralisation permettra aux différents acteurs concernés (salariés, managers et service comptabilité) de travailler de manière plus efficace et transparente.
La mise en place d’un outil de gestion des notes de frais adapté à l’entreprise, intégrant par exemple un système de validation en ligne, permettra également d’améliorer la communication entre les différents services impliqués dans le processus.
3. L’établissement d’une politique claire et précise
Afin de limiter les abus et les incompréhensions, il est indispensable de définir une politique de gestion des notes de frais claire et précise. Les règles doivent être établies en amont et communiquées à l’ensemble des salariés afin qu’ils soient informés des procédures à suivre.
Cette politique doit notamment préciser les types de dépenses autorisées, les plafonds applicables ainsi que les modalités de remboursement. Elle doit également être régulièrement révisée afin d’être adaptée aux évolutions législatives ou aux besoins spécifiques de l’entreprise.
4. La formation des salariés
Pour faciliter la gestion des notes de frais, il est essentiel que les salariés soient formés aux bonnes pratiques et aux outils mis à leur disposition. Cette formation doit être dispensée dès l’intégration du salarié dans l’entreprise et actualisée régulièrement pour tenir compte des évolutions technologiques ou réglementaires.
Il est important de rappeler que la gestion des notes de frais est une responsabilité partagée entre les salariés et l’entreprise. Chacun doit donc être impliqué et conscient des enjeux liés à cette problématique.
5. L’externalisation de la gestion des notes de frais
Enfin, certaines entreprises choisissent d’externaliser la gestion des notes de frais auprès de prestataires spécialisés. Cette solution permet de déléguer cette tâche chronophage et complexe à des experts qui disposent des outils et compétences nécessaires pour optimiser le processus.
L’externalisation peut également être un moyen d’accéder à des solutions innovantes telles que l’intelligence artificielle ou le machine learning pour améliorer la détection des erreurs ou fraudes et faciliter l’analyse des données.
La mise en place d’une solution adaptée aux besoins de l’entreprise permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer la satisfaction et la motivation des salariés tout en limitant les risques financiers et juridiques liés à une mauvaise gestion des notes de frais.