Dès lors que vous êtes amenés à organiser des réunions, vous devez savoir à quel point il est utile de produire un compte rendu résumant la séance notamment pour en faire un futur document de travail pour tous mais aussi afin que les personnes de l'entreprise qui étaient absentes puissent avoir connaissance d'une synthèse de tout ce qui a été évoqué ou conclu durant la réunion. Il faut donc apporter un soin particulier à la rédaction du document afin qu’il puisse être rapidement lu en mettant en avant les points importants avec une synthèse claire et concise. Ce type de travail demande à la personne chargée de rédiger, des capacités de synthèse et une bonne expérience en matière d’écriture d’autant qu’il est souvent bien difficile de retranscrire par écrit des propos qui sont tenus à l’oral, en langage parlé. Autre contrainte, il s’agit bien souvent d’un travail très chronophage pour un employé.
Faire appel à un rédacteur professionnel
La rédaction d’un compte rendu pour une réunion professionnelle est donc une tâche relativement complexe dans la mesure où l’on souhaite produire un document clair. La rédaction de comptes rendus est donc un métier à part entière et ne s’improvise pas. Pour avoir une idée de la complexité de cette tâche, vous pouvez consulter un modèle de compte rendu de réunion. Aussi il est souvent souhaitable d’externaliser la rédaction de comptes rendus pour faciliter la réalisation d’un document de synthèse efficace. Certaines sociétés proposent ce genre de service de rédaction.
Que propose un spécialiste en rédaction de comptes rendus ?
Ces sociétés proposent à leurs clients des professionnels de la rédaction ayant les compétences et l’expertise pour comprendre, résumer, reformuler, et dans certains cas traduire, tous les propos tenus lors de la réunion. Pour cela, un rédacteur peut venir directement dans l’entreprise et être alors présent lors de la réunion ou bien il peut recevoir un enregistrement capté durant la réunion que le client lui fournit après coup. Un document de synthèse est alors rédigé par le rédacteur, il est contrôlé en interne puis soumis au client dans les délais fixés – cela peut parfois être le jour même, quelques heures après la réunion ! – afin d’être validé par le client. Enfin, une l’intégration de modifications éventuelles viennent finaliser la prestation.