Le monde du travail évolue constamment, et avec lui, les démarches administratives liées à l’embauche de nouveaux salariés. Afin de faciliter ces procédures, la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne est devenue un outil essentiel pour les employeurs. Cet article vous présente tout ce que vous devez savoir sur la DPAE en ligne, ses avantages, son fonctionnement et les obligations qui y sont associées.
Qu’est-ce que la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
La Déclaration préalable à l’embauche est une obligation légale pour toute entreprise souhaitant embaucher un salarié en France. Elle doit être effectuée auprès de l’Urssaf ou de la Mutualité sociale agricole (MSA) pour les employeurs relevant du régime agricole. La DPAE permet d’informer ces organismes de la future embauche et ainsi d’accomplir plusieurs formalités en une seule démarche :
- L’immatriculation du salarié au régime général de la sécurité sociale,
- La demande d’affiliation à un service de santé au travail,
- La déclaration d’un salarié auprès des services compétents pour le calcul des droits aux allocations chômage,
- Le respect des obligations liées au contrôle de l’aptitude médicale du salarié.
La DPAE doit être effectuée dans un délai de 8 jours avant la prise de poste du salarié. En cas de non-respect de cette obligation, l’employeur s’expose à des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 7 568 € pour une entreprise et jusqu’à 37 842 € pour une personne morale.
La DPAE en ligne : une solution simplifiée pour les employeurs
Afin de faciliter le processus de déclaration, l’Urssaf et la MSA ont mis en place un service en ligne permettant d’effectuer la DPAE directement sur leur site internet. Cette solution offre plusieurs avantages :
- Un gain de temps considérable : la déclaration en ligne est plus rapide que la transmission par voie postale ou par télécopie,
- Une disponibilité 24h/24 et 7j/7 pour effectuer la démarche,
- Un suivi en temps réel du dossier, avec un accusé de réception électronique attestant que la déclaration a bien été prise en compte,
- Une sécurisation des données transmises grâce à un système d’authentification renforcée.
Pour accéder au service en ligne, l’employeur doit créer un compte sur le site de l’Urssaf ou de la MSA et se munir du numéro SIRET de l’entreprise, ainsi que des informations relatives au salarié concerné (nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, etc.).
Les étapes à suivre pour effectuer une DPAE en ligne
Voici les principales étapes à suivre pour effectuer une DPAE en ligne :
- Connectez-vous à votre compte employeur sur le site de l’Urssaf ou de la MSA,
- Sélectionnez l’option « Déclaration préalable à l’embauche » dans la rubrique des services en ligne,
- Remplissez le formulaire de déclaration avec les informations demandées (coordonnées de l’entreprise, identité du salarié, date et heure de prise de poste, etc.),
- Validez la déclaration. Vous recevrez alors un accusé de réception électronique attestant que votre déclaration a bien été prise en compte.
Une fois la DPAE validée, il est important de conserver précieusement cet accusé de réception, qui pourra être utilisé comme preuve en cas de contrôle.
Les obligations liées à la DPAE en ligne
Bien que la DPAE en ligne simplifie grandement les démarches administratives liées à l’embauche d’un salarié, certaines obligations restent à la charge de l’employeur :
- Vérifier que le salarié est autorisé à travailler sur le territoire français (en consultant notamment sa carte d’identité ou son titre de séjour),
- Informer le salarié de ses droits et obligations, notamment en lui remettant un exemplaire du contrat de travail ou une lettre d’embauche,
- Veiller au respect des obligations liées à la médecine du travail, en organisant notamment la visite médicale d’embauche ou de reprise.
Enfin, il est important de rappeler que la DPAE en ligne n’exonère pas l’employeur de ses autres obligations légales, telles que l’établissement de la déclaration unique d’embauche (DUE) ou le respect des dispositions du Code du travail en matière de contrat de travail, de rémunération et de conditions de travail.
La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne constitue donc un outil précieux pour les entreprises souhaitant simplifier leurs démarches administratives lors de l’embauche d’un salarié. En respectant les obligations qui y sont associées, les employeurs peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier tout en garantissant le respect des droits et protections des salariés.