De nombreux éléments sont à prendre en compte lors de l’organisation d’une conférence. La recherche du lieu idéal pour votre prochaine conférence peut s’avérer délicate, et il est important que vous pesiez soigneusement les avantages et les inconvénients de chaque lieu avant de décider où placer votre budget. C’est pourquoi nous avons rassemblé quelques conseils pour vous aider à choisir le lieu de votre conférence. Lorsque vous imaginez votre prochaine conférence réussie, comment voyez-vous le déroulement de l’événement ?
Conseils pour la location d’une salle de conférence
Emplacement de la salle :
L’emplacement est le premier élément à prendre en compte lors du choix d’un lieu de conférence. Si des délégués viennent de loin pour assister à votre événement, il est préférable d’opter pour un lieu central. Cela évitera tout problème d’accessibilité et facilitera la participation de vos invités à l’événement. Il n’y a rien de pire que des délégués ayant des difficultés de stationnement pour accéder au lieu de l’événement. Le lieu idéal sera proche d’excellentes liaisons de transport et offrira un grand nombre de places de stationnement.
Si vos délégués doivent parcourir un long trajet pour se rendre au lieu de réunion, la commodité de l’emplacement est particulièrement importante. Choisissez un lieu proche d’une variété d’hébergements et où les délégués peuvent facilement accéder à des commodités telles que des magasins, des cafés, des restaurants, des bars et des attractions culturelles. Cela est particulièrement utile si la conférence se déroule sur plusieurs jours. Rendez-vous sur ce site pour trouver un lieu de Seminaire lille.
Tenez compte du style du lieu de réunion
Attirer les délégués avec un lieu exceptionnel est une excellente tactique pour planifier une conférence. Si les intervenants et le contenu sont cruciaux pour le succès de l’événement, un lieu intéressant ou excentrique ajoutera également à l’attrait de la conférence. Vous pouvez également opter pour un lieu qui, selon vous, correspond au thème de votre conférence, ou qui possède un argument de vente unique correspondant aux valeurs de votre conférence ou de votre marque.
Vérifiez la restauration
Les rafraîchissements de la conférence sont essentiels pour que vos délégués se sentent pris en charge pendant l’événement. Des intervalles réguliers pour se ravitailler sont importants pour garder l’énergie. Veillez à :
Proposez une variété d’aliments et de boissons, mais limitez au maximum les en-cas sucrés et chargés en glucides. Cela permettra d’éviter les pics et les creux d’énergie.
Si possible, demandez à votre lieu de réception un menu de dégustation afin de pouvoir goûter à son style de restauration.
Les meilleurs établissements seront flexibles pour les ajouts de dernière minute et seront capables de s’adapter à un large éventail d’allergies.
Recherchez un service clientèle de qualité
Choisissez un lieu qui offre un service clientèle de qualité. Vous pouvez vous faire une idée du niveau de service à la clientèle d’un lieu dès que vous vous renseignez. Recherchez une équipe événementielle interne prête à travailler en collaboration avec vous à chaque étape de votre événement. Le lieu idéal doit vous aider à répondre à vos demandes, notamment en ce qui concerne les spécifications de la salle ou la préparation de menus sur mesure. Par-dessus tout, vous devez rechercher un lieu accueillant et enthousiaste, doté d’une équipe compétente, professionnelle et efficace.