L’archivage des documents dans les entreprises est imposé par la loi. Les entreprises sont tenues par la loi de conserver leurs documents pendant une durée déterminée. Pendant cette période de conservation, qui varie en fonction du type de documents papier à archiver et des exigences légales applicables, l’administration peut effectuer des contrôles.
Préserver les documents papier pour une utilisation future
Le terme « archives papier » désigne l’ensemble des documents sur support papier qu’une entreprise a produit ou reçu au cours de son activité. Pour conserver une trace de l’activité économique et sociale de l’entreprise, et pour l’archivage de documents d’entreprise, ces derniers doivent être préservés. L’archivage des documents répond à trois besoins. Le premier est de disposer d’un dépôt central pour les informations de l’entreprise. Le second consiste à conserver les dossiers clos dans un endroit sûr afin de pouvoir les présenter en bon état en cas de contrôle. Cette conservation permet de justifier des actions ou des faits au regard de la valeur des preuves documentées, ce qui est très utile en cas de litige ou de différend. Le troisième besoin est de conserver les documents historiques qui sont importants pour l’histoire de l’entreprise.
Pourquoi conserver les documents dans un dossier ?
Il est fort probable que la question « pourquoi archiver des documents dans votre entreprise ? » ne soit plus d’actualité. Les archives des documents administratifs, que personne ne consulte, sont conservées, mais pourquoi s’en préoccuper ? Parce que c’est la loi et une idée de marketing, pour commencer. Plusieurs textes réglementent l’archivage des documents. Pour assurer une gestion efficace, logique et rigoureuse des documents, une durée légale de conservation est imposée. Ces exigences légales doivent être respectées par toutes les entreprises. Tous les documents produits par l’entreprise doivent être archivés dès que leur finalité est achevée. Le document est donc identifié afin d’établir à la fois son authenticité et les circonstances de sa conservation.